Составление информации о маршрутах документов

Система обеспечивает все необходимые этапы прохождения документа от его подготовки и создания до подписания и передачи в архив. Совокупность всех этапов составляет маршрут движения документов, представляющий основу документооборота.

Система реализует следующие возможности:

  • Прозрачность управления движением документов
  • Адресация документа исполнителям
  • Доставка документов непосредственно исполнителям
  • Контроль сроков и хода исполнения документов
  • Получение уведомлений о документах, поступивших на согласование, подпись, а также сообщений об изменении ответственного исполнителя по документу, об освобождении проекта документа
  • Подготовка проектов документов

Маршрут движения документа может быть просмотрен через регистрационную карточку и выведен на экран как в виде таблицы, так и в виде схемы-дерева. В закладке «Движение документа» отмечено, кому документ передан, от кого принят экземпляр документа, отношение пользователей к данному документу (ответственный исполнитель, исполнитель, выдал задание, на рассмотрение и т.п.), указано состояние документа. Пользователь, которому направлен документ, автоматически получает к нему доступ. Все резолюции, документы и проекты, адресованные пользователю, направляются в его папку входящих документов.

 

 
Маршрут движения документов  

В процессе прохождения всех этапов обработки документы адресуются своим исполнителям при помощи резолюций (заданий), которые и определяют, кому должен быть передан документ. При добавлении новой резолюции и указании адресата автоматически добавляется запись в движение документа. Внесение новой резолюции по документу сопровождается указанием следующих параметров: автор резолюции, дата и время выдачи резолюции, срок исполнения по заданию, факт исполнения, текст резолюции, состояние исполнения (ход исполнения) резолюции.

 

 
Резолюция  

Система предоставляет возможность контроля хода исполнения резолюций и поручений: выполнение каких заданий было просрочено, а какие выполнены в срок. Специальные символы, обозначающие состояние исполнения (задание завершено в срок, задание исполнено с нарушением срока, срок исполнения задания истек и т.д.), помогают отслеживать степень исполнения задания, сопоставлять плановое и фактическое время работы с документом.

 

 
Контроль хода исполнения резолюций  

В системе активно используется механизм подготовки документов на основе проектов с фиксацией всех созданных версий. В процессе формирования проектов и документов участвуют три группы лиц:

  • Лица, разрабатывающие проект документа
  • Лица, участвующие в согласовании/визировании проекта документа
  • Лица, подписывающие документ

Все версии проекта документа, полученные в процессе его создания, сохраняются в системе. После согласования документ отправляется на подпись и проходит регистрацию в системе.