Хранение документов и доступ к информации

Система реализует концепцию единого информационного пространства, приобретающую особое значение при установке программного комплекса в разветвленной организации, расположенной на территориально удаленных друг от друга объектах. В каждом офисе используется свой сервер и своя база данных. С помощью механизма синхронизации данных происходит автоматический обмен между базами данных всей компании. Благодаря такому интегрированному многосерверному решению поддерживается высокая отказоустойчивость системы: в случае возникновения неполадок на одном из серверов, другие продолжают работу в обычном режиме.

Механизмы системы, поддерживающие концепцию единого информационного пространства и единой информационной базы данных, исключают возможность ошибки и повторного ввода информации в базу данных.

Все функциональные подсистемы используют единую базу данных:

  • В информационной базе данных системы накапливаются, хранятся и обрабатываются документы, реквизиты документов (регистрационные карточки),словари, справочники и классификаторы.
  • Доступ к документам осуществляется через папки.
  • Вся накопленная информация используется для подготовки стандартных отчетов и статистического анализа данных системы.

Словари и справочники

Система обеспечивает формирование базы данных нормативно-справочных документов, а также их быстрый поиск, обработку и пополнение. Доступ к словарям и справочникам возможен как из главного меню любой функциональной задачи, так и через различные формы задачи путем нажатия соответствующей кнопки, расположенной справа от поля заполнения.

К справочным материалам относятся следующие:

  • Разделы словаря базы данных системы
  • Анкетные данные о физических лицах
  • Сведения об организациях и др.

Состав справочных материалов меняется в зависимости от функциональной задачи. При наличии соответствующих прав пользователь может добавлять необходимые понятия в разделы словаря базы данных, новые анкеты, редактировать уже внесенную информацию.

Папки

Доступ к документам базы данных организован при помощи папок. Добавить новую папку можно через функциональную задачу «Управление электронными папками делопроизводства». После открытия модуля «Регистрация документов (проектов) и контроль исполнения» в левой части экрана появляется список всех доступных пользователю папок. При выборе курсором строки с наименованием папки автоматически выводится перечень документов, входящих в эту папку, в таблице в правой части экрана.

Папки позволяют обеспечить доступ только к тем документам, к которым определено отношение пользователя в базе данных системы. Один и тот же документ может быть доступен пользователю через несколько папок, которые могут отличаться своими характеристиками и возможностями по работе с документами.

Вводимые документы накапливаются в базе данных системы. Необходимо отметить, что документы не удаляются из базы данных. Ошибочно введенный документ можно исключить из соответствующей папки и дальнейшей обработки в задаче, но при этом описание документа будет оставаться в базе данных. Администратор системы при помощи средств системы управления базой данных сможет при необходимости восстановить данные по исключенному документу.

Отчеты

В системе предусмотрена возможность формирования отчетов по документообороту и контролю исполнения:

  • журнал регистрации документов
  • справка об объеме документооборота
  • справка о состоянии исполнения документов
  • статистика по документообороту и др.

Отчет можно формировать с учетом различных параметров и необходимых условий: по исполнителям и подразделениям, с учетом степени исполнения резолюций по документам и т.д. После указания требуемых параметров и составления отчета происходит последующая передача данных и формирование документа в программе MS Word.

Графическая и статистическая обработка данных

С помощью функциональной задачи «Графическая и статистическая обработка данных по делопроизводству» поддерживается возможность наглядного отображения в графической форме (таблицы, графики, диаграммы) данных за определенный период времени с учетом указанных параметров.

В задаче предусмотрено формирование следующих стандартных представлений данных:

  • Общая динамика документопотока за год
  • Динамика исполнения документов
  • Соотношение плановых сроков исполнения к фактическим и др.

Все полученные статистические отчеты при необходимости выводятся в документ MS Word.

 

 
Графическая и статистическая обработка данных